In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.

In verband met de wijzigingen van het BBV per 1 januari 2017 is de opzet van deze paragraaf gewijzigd. Om de raad op een eenvoudige wijze meer inzicht geven in de totale kosten van de overhead en ook meer zeggenschap over die kosten te geven is aanvullende informatie in deze paragraaf opgenomen. Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Ambtelijke samenwerking met Heemstede

Sinds enige jaren werken de ambtelijke organisaties van Heemstede en Bloemendaal steeds nauwer samen. In 2017 zijn een aantal bedrijfsvoeringsteams vervlochten. Naar verwachting zullen ook andere afdelingen deze ontwikkeling gaan volgen. Na een fase waarin het accent bij de ontwikkeling van de samenwerking met Heemstede heeft gelegen op organische groei, heeft de samenwerking nu dusdanig omvang en vorm gekregen dat de aansturing en beheersing hierop zal moeten worden aangepast. Onderzocht wordt welke constructie hiervoor het meest passend is. Wij houden uw raad op de hoogte van de ontwikkelingen door periodieke rapportages.

Regionale Samenwerking

In 2017 is de nota ‘Grip op Samenwerking’ door de raad vastgesteld. Er is er een toetsingskader beschikbaar om begrotingen en jaarverslagen te toetsen, ook zijn de rollen en verantwoordelijkheden benoemd. Beslispunt B van de nota stelt dat er meer samenwerking word gezocht met onze partners in Zuid-Kennemerland. Door gezamenlijke belangen te benoemen worden regionale opgaven effectiever aangepakt  (en waar nodig binnen MRA ingebracht).

Organisatieontwikkeling

De organisatieontwikkeling is gericht op het toekomstproof houden van de organisatie. Een veranderende samenleving, digitalisering, nieuwe taken en de positie in de regio, zijn daarbij de belangrijkste componenten. De verdere uitrol van de samenwerking met Heemstede is in dit kader van belang. Want dit zorgt voor een kwaliteitsimpuls door het bundelen en benutten van elkaars kennis, ervaring en capaciteit. Hierdoor kunnen gewenste ontwikkelingen sneller, beter en krachtiger worden vormgegeven.

Doordat we in het kader van overheidsparticipatie tot nu toe met de leergang ‘Open je Blik’ veel geïnvesteerd hebben in een veranderende mindset bij medewerkers, kunnen we in 2018 vooral de aandacht gaan verleggen naar het praktisch toepassen van nieuwe werkwijzen. Dit ondersteunen we onder andere door verdiepingsworkshops als vervolg op de leergang Open je Blik. Het ‘van buiten naar binnen’ werken vergt ook een integrale aanpak vanuit de diverse vakdisciplines. Projectmatig werken is daarvoor een belangrijk hulpmiddel, de verdere borging zal onze aandacht houden.

Voor 2018 zetten wij ook in op flexibel organiseren. Organisatiegrenzen van afdelingen en functies mogen zo min mogelijk een belemmering vormen bij het organiseren van werk. We doen experimenten waarbij teams de mogelijkheid hebben een bij hen passende vorm te zoeken. Ook gaan we invulling geven aan een interne klussenmarkt. Uitgangspunt bij dit alles is: ‘organiseren’ in plaats van ‘organisatie(structuur)’.

Personeel en HRM-beleid

In 2017 is het strategisch HRM-beleid voor de periode 2017 tot en met 2020 vastgesteld. Wij zien ons op het gebied van mens en organisatie voor de volgende opgaven gesteld:

• borgen van de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers
• instroom gebruiken en/of vergroten om tot verjonging te komen;
• bij het proces gericht op het toekomstproof maken en houden van de organisatie, ervoor zorgen dat de kwaliteit geborgd blijft;
• bieden van voldoende perspectief voor medewerkers bij gevolgen van digitalisering;
• aantrekkelijk zijn als werkgever om bij de werving van vacatures voldoende te kunnen meedingen op de arbeidsmarkt met toenemende schaarste.

Op basis hiervan zal er in 2018 accent gelegd worden op de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Onder andere zullen we het gesprek daarover tussen leidinggevenden en medewerker verder versterken.

Ook aandacht voor mobiliteit middels loopbaanadvies, het regionale klussenplatform en week van de mobiliteit blijven daarbij aanvullende middelen.

Naast het blijvend investeren in opleidingen, waarbij wij in de regio willen komen tot een gemeenschappelijk aanbod, gaan we ook - binnen de huidige budgetten - een vitaliteitsbudget per medewerker creëren. Het vitaliteitsbudget is een persoonlijk budget voor het bevorderen van de eigen vitaliteit. Het budget kan worden aangewend voor persoonsgebonden lidmaatschappen of activiteiten die beweging of een gezonde levensstijl stimuleren.

Daarnaast is de invoering van een ‘generatiepact’ een van de  aspecten om de vitaliteit op peil te houden. Het generatiepact biedt medewerkers vanaf een bepaalde leeftijd de mogelijkheid vrijwillig minder te gaan werken waarbij de gemeente een deel van de uren, die deze mensen inleveren, gedeeltelijk doorbetaalt. Het andere deel is voor hun eigen rekening. Het geld, dat de gemeente met het generatiepact bespaart, is bedoeld om nieuwe, jonge medewerkers een baan aan te bieden.

Ook de schaarste op de arbeidsmarkt zal prioriteit vragen. We zullen naar verwachting onze wervingsinspanning moeten intensiveren. Als werkgever digitaal zoveel mogelijk zichtbaar zijn op de arbeidsmarkt is daarvoor van belang. Maar ook willen wij investeren ‘aan de voorkant’, zo zijn we al een samenwerkingsverband aangegaan met een van de Hogescholen hier in de regio op het gebied van Informatica. Maar ook investeren in een goede binding met mensen waarmee we werken in de flexibele schil. En tot slot zullen we blijvend aandacht houden voor een goed en aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket.

Vanwege de toenemende samenwerking groeit de noodzaak dat Bloemendaal en Heemstede hetzelfde systeem voor functie-indeling gebruiken. Dat is nu nog niet het geval. We gaan dit nu in 2018 realiseren. We beogen daarbij over te stappen naar HR21, een systeem dat specifiek is ontwikkeld voor gemeentelijke organisaties en landelijk al bij 200 gemeenten is ingevoerd.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)

Per 1 januari 2016 is de lichte gemeenschappelijke regeling GRIT (samenwerking met gemeente Bloemendaal) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt afgerond 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54%.

In het kader van harmonisatie zal in 2018 het netwerkontwerp worden aangepast en worden beide netwerken op elkaar afgestemd. Tevens worden in 2018 (ipv in 2017) de basisnetwerkcomponenten vervangen, zodat een stabiel, toekomstbestendig netwerk wordt verkregen. Netwerkmonitoring, waarbij het netwerk 24*7 in de gaten wordt gehouden, wordt in 2018 uitgerold.

De leiding van GRIT heeft de opdracht half 2017 een advies aan de gemeentesecretarissen te geven over de toekomst van GRIT. De basis van dit advies zal het uitbesteden van grote delen van de ICT zijn. Om tot uitbesteding te komen zal externe begeleiding nodig zijn en moet een systeembeheerder worden vrijgemaakt. De hoeveelheid externe inhuur is, totdat uitbesteding een feit is, onverminderd hoog.

Informatisering

Informatisering valt samen met GRIT onder het programma Digitalisering. Het team Informatisering Bloemendaal werkt als één team samen met het team Informatisering Heemstede. De financiën zijn nog gescheiden. De uitvoering van het informatiebeleidsplan is in volle gang. De formatie is inmiddels op orde.

De grootste uitdaging blijft de invoering van het systeem voor zaakgericht werken Mozard en het uitfaseren van Corsa (in Heemstede Verseon. De invoering is uitgesteld omdat het noodzakelijk is eerst de omgevingen van beide gemeenten samen te voegen. De uitrol van Mozard in Heemstede kost o.a. extra tijd en geld vanwege de eisen die gesteld worden aan de inrichting van het bestuurlijk proces. Het beheer van een dergelijk systeem, dat op alle niveaus geheel door de gemeente moet worden ingericht, wordt onderschat. Na uitrol zal a.g.v. doorontwikkeling en aanpassing van processen nog steeds zeer intensief beheer vragen.

Ombuigingen

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen behandeld en is er richting gegeven aan de verdere taakstellingen en bezuinigingen. In de voorbije periode is er reeds voor ca. € 3,5 miljoen omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Na de besluitvorming over de begroting 2018 resteert een taakstelling van ongeveer € 89.447.

In de programma’s worden alleen de kosten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. Om de raad op een eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven is een aparte paragraaf overhead in het programmaplan opgenomen.

Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces

Door gebruikmaking van deze definitie kan een eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die direct zijn toe te rekenen aan de taakvelden. Grofweg kunnen de kosten van overhead worden verdeeld in ondersteunende afdelingen c.q. teams en ondersteunende personen op de taakvelden.

Alle kosten voor overhead zijn apart centraal begroot op het taakveld 0.4 en worden niet doorbelast aan de taakvelden waar de directe kosten op staan.

De overhead van de gemeente Bloemendaal bestaat uit:

• leidinggevenden primair proces;
• financiën en controle;
• personeel en organisatie;
• inkoop;
• communicatie;
• juridische zaken;
• bestuurszaken en bestuursondersteuning;
• informatiebeheer, -voorziening en automatisering;
• facilitaire zaken en huisvesting.

De huisvesting heeft betrekking op ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen gemeentelijke organisatie.

De bijdragen van de verbonden partijen (o.a. IASZ en GBKZ) worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waarvoor werkzaamheden worden verricht. Dat sluit aan bij het gewijzigde BBV waarbij de beleidsdoelstellingen van verbonden partijen bij de programma’s moeten worden opgenomen.

Het centraal opnemen van de kosten van overhead betekent dat het niet langer mogelijk is om uit de taakvelden alle tarieven te bepalen. De wijziging van de begrotingsvoorschriften heeft echter geen wijziging tot gevolg van de fiscale voorschriften. In de paragraaf lokale heffingen zijn uit oogpunt van transparantie verplichte berekeningsmodellen opgenomen waaruit blijkt hoe de tarieven zijn berekend en welke beleidskeuzes bij die berekening zijn gemaakt.

De berekening van de tarieven geschiedt extracomptabel waarbij de overhead op consistente wijze is toegerekend. Gekozen is voor een toerekening op basis van de personeelslasten welke aansluit met het door het CBS gehanteerde techniek. De kosten van overhead zijn in de vorm van een opslag meegenomen in de tarieven van bij derden in rekening te brengen kosten zoals rioolheffing, afvalstoffenheffing en begrafenisrechten. Voor een nadere toelichting en uiteenzetting wordt verwezen naar de paragraaf lokale heffingen.

Voor de beleidsmatige ontwikkelingen op het terrein van bedrijfsvoering (human resource management, GRIT, informatisering en inkoop) wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.

OMSCHRIJVING OVERHEAD